Para fazer um ofício no padrão oficial, siga a estrutura do Manual de Redação da Presidência da República: cabeçalho, identificação com número e ano, local e data, endereçamento, assunto em negrito, vocativo, texto, fecho e assinatura. O texto vai direto ao ponto, em fonte Calibri 12, e termina com um de apenas dois fechos: "Respeitosamente", para autoridade de hierarquia superior, ou "Atenciosamente", para os demais casos. Desde a terceira edição do manual, de 2018, ofício, memorando e aviso viraram um documento só, o chamado padrão ofício.
Quem trabalha em prefeitura, escola, câmara ou órgão federal escreve ofício quase toda semana. E muita gente ainda copia modelos antigos, com "Ilustríssimo Senhor" e "Tenho a honra de", que o padrão atual deixou para trás.
O que é o padrão ofício
O ofício é a correspondência oficial que autoridades públicas usam para tratar de assuntos de serviço entre si ou com particulares. Antes, o memorando era a comunicação interna e o aviso era o ofício entre ministros. O manual acabou com a distinção: os três passaram a se chamar ofício e a seguir a mesma diagramação.
O Manual de Redação da Presidência da República é a referência para o Poder Executivo federal, e muitos órgãos adotam guias próprios baseados nele, como o guia de padronização da ANP. Estados, municípios e outros Poderes podem ter manuais próprios. Antes de escrever, vale conferir se o seu órgão segue algum.
As partes do ofício, na ordem
- Cabeçalho: brasão e nome do órgão, só na primeira página, centralizado.
- Identificação: tipo do documento em maiúsculas, "Nº", número, ano com quatro dígitos e sigla do setor. Ex.: OFÍCIO Nº 45/2026/SEMED.
- Local e data: alinhados à direita, com o mês em minúscula e ponto-final. Ex.: Campinas, 13 de novembro de 2026.
- Endereçamento: pronome de tratamento (quando cabível), nome, cargo, órgão e endereço.
- Assunto: a palavra "Assunto:" seguida de um resumo curto, tudo em negrito, com ponto-final.
- Vocativo: "Senhor Diretor," ou "Senhora Secretária,", seguido de vírgula.
- Texto: introdução, desenvolvimento e conclusão.
- Fecho: Respeitosamente ou Atenciosamente.
- Assinatura: nome e cargo de quem assina, centralizados.
Formatação: as medidas do manual
| Elemento | Padrão |
|---|---|
| Fonte | Calibri, 12 pontos no texto, 11 em citações recuadas, 10 em notas de rodapé |
| Espaçamento | simples entre linhas e 6 pontos depois de cada parágrafo |
| Recuo do parágrafo | 2,5 cm da margem esquerda |
| Margens | esquerda de no mínimo 3 cm, direita de 1,5 cm, superior e inferior de 2 cm |
| Numeração de parágrafos | só quando houver três ou mais; vocativo e fecho não são numerados |
| Numeração de páginas | obrigatória a partir da segunda, centralizada no rodapé |
| Destaques | negrito, sem abuso; evitar sublinhado, itálico e caixa-alta para destacar |
O que mudou nos pronomes de tratamento
Na esfera federal, a mudança veio por decreto. O Decreto 9.758/2019 estabelece que o único pronome de tratamento na comunicação com agentes públicos federais é "senhor", flexionado para "senhora" e para o plural, qualquer que seja o cargo. O artigo 3º proíbe, mesmo abreviadas, as formas Vossa Excelência ou Excelentíssimo, Vossa Senhoria, Vossa Magnificência, doutor, ilustre ou ilustríssimo, digno ou digníssimo e respeitável.
O decreto tem exceções. Não se aplica à comunicação com autoridades estrangeiras nem com Judiciário, Legislativo, Tribunais de Contas, Defensoria, Ministério Público ou outros entes federativos quando a outra parte exigir tratamento especial com base em norma própria. Também prevê que o endereçamento a agentes federais leve só cargo e setor, sem pronome nem nome, salvo quando isso não bastar para identificar o destinatário ou quando a carta for para uma pessoa específica.
Um detalhe que protege o cidadão: o § 2º do artigo 3º proíbe negar um ato administrativo ou repreender alguém por ter errado a forma de tratamento.
Exemplo de ofício pronto
OFÍCIO Nº 45/2026/SEMED
Campinas, 13 de novembro de 2026.
Ao Senhor Secretário Municipal de Mobilidade Urbana
Prefeitura Municipal de Campinas
Assunto: Faixa de pedestres em frente à escola municipal.
Senhor Secretário,
Solicito a implantação de faixa de pedestres e sinalização de área escolar na Rua das Acácias, em frente à Escola Municipal Jardim Primavera.
A escola atende 640 alunos nos turnos da manhã e da tarde, e a maior parte chega a pé. Hoje não há faixa no trecho, e a travessia ocorre entre carros estacionados.
Encaminho, em anexo, o croqui do trecho e o abaixo-assinado do conselho escolar, e coloco a equipe da Secretaria à disposição para a visita técnica.
Atenciosamente,
MARIA DA SILVA
Secretária Municipal de Educação
Os nomes, números e endereços são ilustrativos. Repare em quatro escolhas: a introdução já diz o que se pede ("Solicito"), cada parágrafo trata de uma ideia, os parágrafos são numerados porque são três, e o fecho é "Atenciosamente" porque o ofício vai de uma secretária para um secretário de mesma hierarquia. Se o destinatário fosse o prefeito, o fecho seria "Respeitosamente".
Na opinião do Zine
O manual atual é mais fácil de seguir que a tradição que ele substituiu. Frases como "Tenho a honra de", "Tenho o prazer de" e "Cumpre-me informar que" ocupam a primeira linha sem dizer nada. O manual recomenda a forma direta: Informo, Solicito, Comunico. Quem escreve ofício para conseguir alguma coisa ganha com isso, porque o leitor entende o pedido na primeira frase.
A outra lição é que ofício bom é ofício curto. Quando o assunto exige muitas páginas, o melhor caminho costuma ser um ofício breve encaminhando um relatório ou parecer em anexo. É o mesmo raciocínio de quem prepara um recurso no serviço público, como o pedido de reconsideração no estágio probatório.
Para praticar
O curso de redação oficial do Portal IDEA trata das normas e dos tipos de documento, e o de redação empresarial ajuda quem escreve para o setor privado. Para organizar o que sai e o que chega, o de controle de arquivos e documentos cobre protocolo e arquivamento. Redação oficial cai em muitas provas de nível médio, e os editais abertos aparecem no radar de concursos do Zine.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre ofício e memorando?
No padrão atual do Manual de Redação da Presidência da República, nenhuma. Memorando, aviso e ofício foram unificados no padrão ofício. Alguns estados e municípios ainda usam o termo memorando em manuais próprios.
Como terminar um ofício?
Com "Respeitosamente", para autoridades de hierarquia superior, ou "Atenciosamente", para autoridades de mesma hierarquia, de hierarquia inferior e demais casos. São os dois únicos fechos previstos.
Ainda se usa Vossa Senhoria e Ilustríssimo?
Na comunicação com agentes públicos federais, não. O Decreto 9.758/2019 adota apenas "senhor" e proíbe essas formas, com exceções para outros Poderes e entes que exijam tratamento especial. Fora da esfera federal, confira o manual do seu órgão.
Precisa numerar os parágrafos do ofício?
Só quando o texto tiver três ou mais parágrafos. Vocativo e fecho nunca são numerados.
Qual fonte usar no ofício?
O padrão do manual é Calibri, tamanho 12 no corpo do texto, 11 nas citações recuadas e 10 nas notas de rodapé.
Um ofício bem escrito cabe na leitura de um minuto, e é isso que faz alguém responder no mesmo dia.
